Agilе офисы: как создать комфортное рабочее пространство для всех типов сотрудников

Все больше компаний сейчас начинают понимать: продуктивность сотрудников напрямую зависит от офисов, в которых они работают. Поэтому тренд на гибкие офисы набирает обороты: многие руководители уже оценили улучшение производительности труда, а сотрудники – комфорт и удобство современных рабочих пространств. Какой офис считается гибким? И как понять, что нужно каждому сотруднику? Рассказывает Валерий Трушин, руководитель отдела исследований и консалтинга IPG.Estate.

Что такое Agile офис?

При agile-подходе офисные пространства формируются с учетом всех процессов, протекающих внутри организации. После анализа использования рабочих мест исходя из потребностей сотрудников тех или иных отделов, такие офисы делятся на различные зоны.

Сейчас в России не больше 10 процентов компаний подстроили офисы под работников. 

Основная проблема заключается в том, что большинство компаний – это встречается даже среди крупных и узнаваемых, – не имеет средств или желания реорганизовывать офисы, учитывая потребности всех сотрудников. Значительная доля игроков действует по стандартной схеме: аренда офиса, возведение перегородок: обособление кабинетов руководителей и переговорных комнат, рабочие места распределяются в open space. В офисах с коридорно-кабинетной системой действует комфортная для многих, но устаревшая схема «один кабинет – один отдел или сотрудник».

Как сделать офис гибким?

Воплощение идей agile в офисах требует времени и усилий. В первую очередь, важно понять, какие рабочие процессы протекают внутри компании. Необходимо описать их и разобраться во всех тонкостях, чтобы грамотно сформировать будущее офисное пространство. Проще всего применить agile-подход большим компаниям – в них есть разветвленная организационной структура и четкое разделение обязанностей.

Наиболее грамотный подход к оптимизации офисных пространств компаниям помогут найти консультанты по недвижимости. При помощи аудита офисов и рабочих мест проанализировать их организационную структуру. Они применяют знания рынка к различным типам офисов, чтобы предложить подходящую планировку.

Для проектирования будущего гибкого офисного пространства нужно разобраться с основными типами работников и их потребностями – это может быть тишина, постоянное взаимодействие с коллегами, наличие зона отдыха и так далее.

Типы офисных сотрудников

Сейчас в офисе каждой компании можно встретить четыре основных типа работников: это резиденты, навигаторы, кооператоры и ремоутеры. Каждый из них нуждается в условиях для наиболее эффективной и продуктивной работы.

«Резиденты»

• руководители высшего звена, HR, бухгалтеры, аналитики, экономисты, юристы;
• около 90% рабочего дня проводят за своим рабочим местом, поэтому им необходима возможность сконцентрироваться;
• для них важно наличие закрепленного за ними рабочего места и обособленность от коллег, а также сохранение конфиденциальности информации.

«Навигаторы»

• менеджеры по продажам и развитию, агенты и консультанты;
• в офисе присутствуют около половины рабочего дня. Остальное время занимают встречи, сделки, переговоры, продажи и налаживание контактов;
• им важно наличие возможности работать в офисе как индивидуально (для ведения отчетности, подготовки документов и т.д.), так и в группе (к примеру, для обсуждения вопросов, сделок и командной работы).

«Кооператоры»

• операционные и административные директора, а также руководители отдельных департаментов и направлений;
• на рабочем месте находятся только 30-50 процентов рабочего дня. Остальное время он проводит в групповой работе с руководителями и подчиненными. Может работать и за пределами офиса.

«Ремоутеры»

• маркетологи и дизайнеры, SMM- и IT- специалисты;
• проводят среди коллег не более 10% рабочего времени. Преимущественно работает удаленно: дома, на даче, в коворкинге, в другом городе или стране;
• в офисе появляется только для присутствия на общих совещаниях, командной работы или обсуждения проектов;
• в фиксированном рабочем месте не нуждаются, поэтому могут работать за хот-десками.

Преимущества гибкого офиса

На сегодняшний день главным преимуществом agile офиса становится безопасность. Реализация концепции гибкого рабочего пространства позволяет не только проредить офис и сделать его посещаемость ниже, но и сохранить при этом эффективность работы.

Также agile офисы позволяют компаниям значительно экономить. Многие офисы избыточны: разумное использование рабочих мест при agile подходе может помочь компаниям сократить расходы на аренду помещения.

Помимо этого, гибкие пространства позволяют быстро оптимизировать рабочие пространства. Например, когда компания с agile офисом запланирует расширение штата, ей не придется в срочном порядке искать новый офис, больший по площади. Так, простое добавление хот-десков (системы временных рабочих мест) может создать дополнительные рабочие места для новых сотрудников.

Многие компании, которые запланировали расширение, сейчас не спешат арендовать новые большие офисы. Они распределяют целые отделы, размещая их в рамках гибких рабочих пространств, которые предлагает большинство коворкингов