Аренда офиса: на что арендатору обращать внимание при просмотре?

Комплексный подход к выбору офисной площади и её ремонту – трудоёмкий процесс, в рамках которого важно соблюсти множество деталей. Рассказываем, стоит ли выбирать офис вне центра города и на какие критерии, кроме локации и технических характеристик, обращать внимание.

Общие характеристики

Выбор нового офисного пространства зависит от индивидуальных особенностей компании. В ряд общих значимых характеристик входят локация объекта, инфраструктура БЦ и показатели качества здания. Рассмотрим каждую более подробно.

Локация

Локация – самый главный показатель недвижимости и определяющий фактор при выборе офиса. Сравнивая различные варианты объектов, арендатор должен проанализировать удаленность бизнес-центра от метро и остановок общественного транспорта, загруженность трафика, наличие удобной городской или фиксированной парковки. В некоторых случаях арендаторы проводят опрос среди сотрудников. Анализ общих предпочтений о районе города позволяет вывести радиус комфортного размещения офиса для каждого из коллег.

Хотя основной спрос ориентирован на центральные районы города, интерес арендаторов к высококлассным объектам с современными инженерными системами вне центра только растет. Не входившие ранее в бизнес-среду локации теперь насыщены качественными объектами и инфраструктурой, и спустя несколько лет лояльность к таким бизнес-зонам, как, например, Пулково, возросла.

Технические характеристики

Изучая общие характеристики бизнес-центра, не менее важно подробно изучить все показатели качества здания, в которые входят:

• инженерное оснащение;
• отопление (городское / автономное; газовое / котельное);
• качество вентиляции;
• качество кондиционирования.

Необходимость анализа этих показателей обусловлена трудностями в их регулировании через договорные отношения. Проверку работоспособности систем и комфортного климата в офисных помещениях лучше осуществлять на старте, поскольку это напрямую влияет на работоспособность сотрудников компании-арендатора.

Электричество

Для многих компаний важно понимать категорию надежности электричества, а также то, какова выделенная мощность на каждого конкретного арендатора. Категория электронадежности играет определяющую роль в предотвращении аварийных ситуаций.

Для IT-компаний, интернет-магазинов и всех организаций, чьи данные в большом объеме хранятся в онлайне, принципиальна вторая или первая категории, предполагающие резервный источник питания. Ряд проектов БЦ ориентирован на IT-клиентов и предоставляет все необходимые мощности и категорию надежности.

Логистика и инфраструктура

Говоря об общих характеристиках объекта, важно оценить входную группу, организацию системы контроля доступа, режим работы БЦ. Зачастую компаниям требуется круглосуточный доступ на объект в связи с ненормированным рабочим графиком или сотрудничеством с зарубежными партнёрами.

Внутренняя инфраструктура должна подразумевать понятный доступ к офису, наличие пунктов питания и сопутствующих сервисов для жизнеобеспечения офиса. Все эти факторы зачастую являются конкурентным преимуществом БЦ, магнитом для новых сотрудников компании и хорошим якорем для текущих.

Также важно заблаговременно уточнить, дает ли бизнес-центр возможность регистрации юридического адреса, ведь нередко это становится сложностью для арендатора.

Состояние офиса

При оценке офисных площадей важным моментом является его состояние:

• ремонт;
• планировка;
• возможность адаптации помещения под нужды арендатора.

При желании арендатора изменить планировку помещения, сторонам важно обсудить и зафиксировать, чьими силами и в какие сроки будут проводиться ремонтные работы, и какие компенсации предусмотрены. Почти всегда помещение необходимо адаптировать под нужды конкретной компании.

Коммерческие условия

Самый сложный вопрос перспектив аренды – коммерческие условия. Если помещение заинтересовало арендатора, по результату просмотра необходимо запросить письменное коммерческое предложение, чтобы договориться об однозначных условиях. В рамках предложения стороны должны определиться, что включает в себя ставка аренды офиса.

Ряд популярных вопросов от арендатора управляющей компании:

• Включенный НДС / упрощенная система налогообложения;
• Список включенных в ставку коммунальных платежей;
• Список платежей за электричество, вынесенных на оплату по потреблению;
• Тарифы уборки офиса и её условия / наличие;
•  Количество интернет-провайдеров и их вариативность.

Общие условия договора аренды

Также на начальной стадии переговоров выясняются сроки аренды, предполагаемая индексация, условия расторжения договора и возврата помещения. Возврат помещения подразумевает, правильно ли стороны понимают понятие естественного износа помещения. Обозначенные собственником условия и возможность их корректировки влияют на принятие решения об аренде конкретного офиса.

Имидж управляющей компании

Важно оценить соседствующих с рассматриваемым офисом арендаторов. Хорошие международные компании сразу говорят о хорошем уровне бизнес-центра, качестве и менеджменте управляющей компании. Такие нюансы, как количество компаний на этаже, загруженность лифта определяют общее впечатление о бизнес-центре и о возможном опыте аренды офисного пространства в выбранной локации.

Поиск – кропотливая работа

При выборе нового офиса каждая компания рассматривает несколько вариантов, и все перечисленные ранее факторы необходимо проанализировать и сравнить между собой. Для грамотного и глубокого сравнения арендатору стоит обратиться к услугам консультантов, ведь при разовом просмотре можно упустить ряд решающих нюансов.