Аудит текущей деятельности по управлению объектами коммерческой недвижимости: доходы и расходы

Вне зависимости от целей в отношении объекта недвижимости, собственник заинтересован в повышении эффективности его функционирования. В случае, если объект коммерческой недвижимости используется для извлечения прибыли, то задача состоит в генерации максимально возможного дохода с одновременной оптимизацией расходов. Валерий Хламкин, руководитель отдела управления и эксплуатации недвижимости IPG.Estate, рассказал, для чего проводится аудит текущей деятельности по управлению объектами коммерческой недвижимости, и как анализ доходов и расходов поможет собственнику повысить прибыльность объекта недвижимости.

Величина и соотношение доходов и расходов позволяют судить об эффективности управления объектами недвижимости. Аудит текущей деятельности по управлению коммерческой недвижимостью выявляет избыточность расходов, а также причины недополучения собственником доходов.

Почему важен регулярный аудит текущего управления объектом

Каждый объект недвижимости имеет свою «жизненную историю»: когда-то он был построен под определенные цели использования, какое-то время эксплуатировался, возможно, подвергался (и не раз) реконструкции, менял целевое использование. Любой объект недвижимости «живет» и работает в соответствии со своим текущим функциональным назначением. Однако в течение жизненного цикла с объектом недвижимости и «вокруг него» постоянно происходят различные изменения. 

Важно понимать, адаптируется ли управление объектом к текущим изменением и является ли эффективность управления объектом недвижимости оптимальной с точки зрения целей, которые преследует собственник в отношении объекта.

Проводя аналогии, аудит можно сравнить с техническим осмотром автомобиля, который выполняется с определенной периодичностью, когда по ряду ключевых показателей можно выявить «отклонения от нормы» и своевременно принять необходимые меры. Не стоит ждать, пока что-то «сломается», ведь это может произойти не в самое «удобное» время. И так же как проведение техосмотра, рекомендуется периодическое выполнение аудита объекта недвижимости – 1 раз в 2-3 года. За этот период происходят существенные изменения как на самом объекте, так и на рынке коммерческой недвижимости.

Для оценки текущей эффективности управления объектом проводится комплексный аудит или анализ текущей деятельности объекта.

Комплексный аудит объекта коммерческой недвижимости имеет три составляющие:

• организационно-правовой аудит;
• эксплуатационно-технический аудит;
• коммерческий аудит.

Каждая из этих составляющих аудита важна и взаимосвязана с остальными. Целью комплексного анализа является выявление «подводных камней», которые могут привести к штрафным санкциям и дополнительным расходам, а также скрытых проблем, решение которых потребует значительных затрат. Помимо этого, комплексный аудит текущей деятельности по управлению объектами коммерческой недвижимости поможет выявить необязательные, а также снизить избыточные расходы.

Организационно-правовой аудит

В рамках организационно-правового аудита объекта анализируются на состав и полноту: 

• правоустанавливающие документы на объект недвижимости (включая земельные участки, находящиеся в собственности и арендованные);
• организационная структура и взаимоотношения юридических лиц, выступающих в арендных отношениях в качестве арендодателя;
• эффективность применяемой в арендных отношениях системы налогообложения; 
• договоры с поставщиками коммунальных услуг;
• применяемые на практике договоры аренды; 
• принятая на объекте система документооборота и отчетности;
• имеющиеся предписания внешних контролирующих органов.

Эксплуатационно-технический аудит

В рамках эксплуатационно-технического аудита объекта анализируются на состав и полноту: 

• имеющаяся техническая документация (проектная и исполнительная);
• договоры с подрядными организациями на обслуживание инженерных сетей и конструктивных элементов объекта,
• текущее состояние инженерных сетей; 
• договоры с подрядными организациями, занимающиеся эксплуатационным обслуживанием объекта; 
• уровень квалификации персонала, занимающегося управлением объектом.

Коммерческий аудит

В рамках коммерческого аудита объекта анализируется документация управленческого учета, принятая на объекте, позволяющая оценить «постатейные» доходы и расходы, в том числе:

• текущие ставки аренды;
• сданные в аренду и вакантные площади; 
• дополнительные доходы, генерируемые объектом; 
• расходы на коммунальные услуги; 
• расходы заработную плату управленческого персонала; 
• расходы на эксплуатационное обслуживание объекта;
• налоги на землю и недвижимость.

Что получает собственник в результате комплексного аудита

Такой аудит целесообразно поручать специализированным консалтинговым организациям, имеющим опыт и компетентных специалистов для выполнения подобных работ. Так как «незамыленный» и объективный взгляд со стороны поможет выявить ошибки и возможные улучшения, не всегда очевидные для управленческого персонала объекта и собственника.

По результатам проведенного аудита формируются рекомендации, выполнение которых позволит повысить эффективность управления объектом, причем экономический эффект возможных изменений просчитывается заранее.

Когда встает вопрос о проведении аудита объекта, мы договариваемся с собственниками объектов недвижимости о следующем: если по результатам проведенного комплексного аудита объекта отсутствуют варианты повышения эффективности управления - услуги по проведению аудита для собственника бесплатны. Оплата работ (в заранее оговоренной фиксированной сумме) производится, только если по факту выполнения работ формируется перечень рекомендаций, выполнение которых позволит повысить эффективность управления объектом.

Выполнение рекомендаций по повышению эффективности управления объектом процесс не «одномоментный», он всегда требует проведения подготовительных работ, которые занимают определенное время.

В случае, если объект недвижимости имеет резервы повышения эффективности управления, собственник может реализовать полученные от нас рекомендации как самостоятельно, так и с привлечением управляющей компании, и в этом случае эффект будет более значимым и достигается гораздо быстрее.