Съезжать нельзя остаться: как определить, когда компании пора сменить офис

В период стихийных изменений на рынке компаниям нужны стратегически верные решения по распоряжению арендуемыми офисными площадями. Как адаптировать офис под нужды компании? Можно ли договориться с собственником о скидках? Нужно ли переезжать в новое пространство?

Иван Починщиков, управляющий партнер IPG.Estate, поэтапно объяснил, как происходит оптимизация работы офиса, рассказал, в каких случаях аренда офиса от нового собственника оказывается более выгодным решением, и как в нынешних условиях сократить арендную ставку.

Три фактора для смены офиса

Задумываться о переезде стоит после анализа ситуации. Есть три базовые предпосылки для смены офисной локации.

1. Не утраивает качество объекта

Любой коммерческий объект, в частности, объект офисной недвижимости устаревает с течением времени. Соответственно, когда компания заезжает в новый офисный центр и заключает длительный договор аренды, нужно быть готовым к тому, что по прошествии срока договора (5-7 лет) состояние объекта будет отличаться от первоначального.

Несмотря на то, что управляющая компания справляется со своими обязанностями профессионально и поддерживает недвижимость вне зависимости от срока эксплуатации, нужно понимать, что технологии оснащения здания не стоят в стороне. Компания-арендатор может захотеть улучшить качество инженерного оснащения в своем офисе.

На практике собственник практически никогда не готов выделять средства на доработку помещения по желанию одного арендатора. Последнему будет предложено самостоятельно имплементировать новые системы вентиляции в свой офис.

Как правило, имплементация заканчивается тем, что компания так или иначе съезжает, а неотделимые от локации улучшения остаются собственнику.

В этом случае компания начинает искать новый офис, в который уже внедрены высокие технологии, повышающие качество офисной среды.

2. Расширение компании

Вторая предпосылка – рост компании. Ситуация распространена в сегменте IT: продукты этой отрасли быстро проникают в пользовательскую среду, за счет чего IT-организации стремительно расширяются вместе с рынком. Сегодня это стартап на 10 человек, через год - уже полноценный бизнес с привлечёнными инвесторами.

Иногда у растущей компании есть возможность расширения в рамках бизнес центра, но такая ситуация, скорее, исключение из правил. Обычно крупные организации имеют план по развитию, куда включен стратегический план по увеличению количества персонала.

Исходя из этих планов, начинается работа по поиску перспективного офисного пространства, куда со временем можно интегрировать больше сотрудников. В таком случае стоит брать крупную офисную площадь «с запасом» или уделить внимание сегменту Agile офисов.

3. Не устраивает стоимость аренды

Третья предпосылка – деньги. Экономия в условиях кризиса для многих бизнесов является определяющим фактором. Но на текущий момент денежный вопрос на рынке коммерческой недвижимости в Санкт-Петербурге - не ключевой повод переезжать.

Во время пандемии спрос превышал предложение, новых объектов вводилось очень мало. Даже при желании переехать в объект высокого качества по меньшей ставке, что возможно в теории – выводящийся на рынок объект обычно дает скидки или длительные арендные каникулы, – такая возможность на рынке Петербурга просто отсутствовала. Релевантного предложения не было.

Что делать, если не устраивает стоимость текущего собственника?

Если арендатора не устраивает стоимость, есть 2 варианта.

Первый – это договариваться с собственником. Такой переговорный процесс называется renegotiation (пересмотр). Для его осуществления большие компании привлекают консультантов. Собственник получает или удерживает крупного арендатора на долгий срок, а арендатору достаются различные преимущества (от цены до условий пребывания).

Если же в текущих условиях аренда офиса оказывается слишком затратной для клиента, а собственник не готов идти на компромисс, несомненно, стоит прибегнуть к переезду.

Но такая мера крайне дискомфортна для любой компании как с точки зрения сжатых сроков и логистики, так и по причинам того, что часть вложений в виде отделки и инженерии недвижимы.

Что делать, если не устраивает качество?

Всё зависит от отношений собственника и арендатора. Если взаимоотношения благоприятны, обе стороны всегда найдут способы улучшить инженерное оснащение офисного пространства на понятных друг для друга условиях. Прежде всего, необходимо провести аудит офисных площадей с привлечением специалистов, чтобы добиться поставленной цели профессиональным путём.

Если обе стороны не находят общий язык, целесообразным для арендатора станет поиск нового офиса, который будет соответствовать техническим требованиям арендатора.

Компания выросла из площадей. Что делать?

Для быстро растущей компании, которая обосновалась в новом офисе, инвестировала в инженерию, отделку и мебель, переезд в более крупные площади будет экономически не целесообразен.

Арендатор должен провести аудит занимаемой площади и определиться с дальнейшими действиями. Если гибкий офис позволяет сделать перестановку, то трудностей с оптимизацией пространства не будет.

Важен анализ использования рабочих мест. Внедрение комбинированного или посменного графика позволит снизить нагрузку на офисное пространство и предоставит системный доступ к помещению каждому сотруднику с необходимой регулярностью.

Второй вариант также предполагает использование гибкого подхода, но за счет вывода части сотрудников из офиса в коворкинг.